Bardzo często przedsiębiorcy decydują się na powierzenie spraw księgowych swojej firmy podmiotom świadczącym usługi księgowe. Daje to wiele korzyści, zapewnia wykwalifikowaną pomoc we wszystkich kwestiach związanych z prowadzeniem finansów firmy.

W Polsce obowiązuje zasada swobody umów, co za tym idzie, dwa równorzędne podmioty mogą nawiązać współpracę na podstawie umowy o dowolnej treści. Jednym warunkiem jest jej zgodność z obowiązującymi przepisami.

Biura księgowe bardzo często dysponują gotowymi szablonami umów o świadczeniu usług. Należy się upewnić, czy taki szablon zawiera odpowiednie informacje. Zaczynamy oczywiście od daty i miejsca podpisania umowy, zdefiniowania stron, czyli określenia kto będzie wykonywał usługi księgowe, a kto je odbierał.

Kolejną częścią dokumentu o świadczeniu usług księgowych jest ścisłe określenie zakresu tychże. Dobrą praktyką jest wymienienie punkt po puncie usług, do których wykonania zobowiązuje się biuro rachunkowe. Istotną sprawą jest określenie terminu, do którego dostawca usług księgowych zobowiązuje się prowadzić sprawy naszej firmy.

Niepomijalnym elementem powinien być zapis, który pozwoli przedsiębiorcy powołanie się na przepisy Kodeksu Cywilnego w przypadku nienależytego wywiązywania się z obowiązków dostawcy usług księgowych.

W umowie o usługi księgowe musimy również określić wynagrodzenie, jakie otrzyma biuro rachunkowe za swoje usługi. Na koniec definiujemy czas trwania usługi, warunki wypowiedzenia lub odstąpienia od umowy przez obie ze stron. Pamiętać należy też o odpowiednich zapisach spełniających wymogi dotyczące ochrony danych osobowych, , w tym wytycznych zgodnych z RODO.